Jeder kopiert Teile der Firmendaten in ein AI-Werkzeug im zweiten Tab. Wie ein Chat in Ihrer eigenen Verwaltung das erübrigt und erst Ihr System rechnen lässt.
Irgendwo in Ihrem Betrieb sitzt jemand mit zwei Tabs. In einem steht Ihr System, im anderen ein öffentliches AI-Werkzeug. Er kopiert ein Stück aus einer Übersicht, fügt es in den Chat ein, stellt seine Frage und kopiert die Antwort zurück.
Das funktioniert, mehr oder weniger. Es hat nur zwei Lücken. Ihre Firmendaten liegen jetzt an einer Stelle, die Sie nicht verwalten. Und die AI weiß nichts über Ihr System, arbeitet also mit dem Stück, das zufällig mitgekommen ist.
Die Idee: den Chat hereinholen
Die Lösung ist nicht, die AI zu verbieten. Diesen Kampf verlieren Sie, und das zu Recht, denn die Leute nutzen sie, weil sie hilft.
Die Lösung ist, den Chat hereinzuholen. In einem aktuellen Projekt steht er nun in der Verwaltung selbst, im Menü bei den Nachrichten, hinter derselben Anmeldung und mit denselben Rechten wie alles andere. Wer keinen Zugang zum gemeinsamen Postfach hat, sieht ihn nicht. Was jemand fragt, bleibt bei dieser Person.
Das ist die langweilige Hälfte. Die interessante Hälfte ist, was passiert, bevor die AI etwas sagen darf.
Die Frage vor der Frage
Angenommen, jemand tippt: welche Standorte in Frankreich sind im September noch frei?
Ein gewöhnlicher AI-Chat macht daraus etwas. Er hat ein Sprachmodell und keinen Kalender, also liefert er etwas, das wie eine Antwort klingt. Das ist gefährlicher als keine Antwort, denn eine Vermutung ist von einer Tatsache nicht zu unterscheiden, sobald sie in einem ordentlichen Satz steht.
Was jetzt passiert: der Server erkennt an der Frage, dass es um Verfügbarkeit geht. Er rechnet sie selbst aus, mit genau der Prüfung, die das Buchungsformular verwendet, und gibt der AI nur dieses Ergebnis mit. Die Anweisung dazu ist ausdrücklich: hier sind die Fakten, erfinde nichts dazu.
Damit teilt sich die Arbeit, wie sie sich teilen soll. Das System rechnet, denn das kann es besser. Die AI macht daraus eine lesbare Antwort, denn das kann sie besser.
Nach der ersten Testrunde mit der Verwaltung wurde diese Erkennung erweitert. Sie versteht nun auch ein Land, einen Monat und "alle Standorte", nicht nur einen konkreten Namen mit einem konkreten Datum.
Speichern läuft umgekehrt
Ein Detail, über das ich länger nachgedacht habe als über den Chat selbst: was mit einem Gespräch passiert.
Der übliche Weg ist, alles zu behalten. Das erschien mir falsch. Ein Chat ist lautes Nachdenken. Drei Viertel davon sind Kladde, eine halb fertige Frage, ein schlecht formulierter Auftrag. Das braucht niemand wieder.
Also speichert er nichts, es sei denn, Sie drücken Speichern. Verlieren sollten Sie ein Gespräch aber auch nicht aus Versehen, deshalb läuft es so: ein nicht gespeichertes Gespräch bleibt bereit, der Browser warnt beim Verlassen der Seite, und beim nächsten Besuch steht es wieder da, mit der Frage, ob Sie es behalten wollen. Ja behält, nein verwirft, weiterreden geht auch.
Anhänge ohne ein zweites Archiv
Sie wollen eine Bildschirmaufnahme einfügen und eine Tabelle mitgeben können. Genau dort entgleist so eine Funktion leise: binnen eines halben Jahres steht da ein zweites Dokumentenarchiv, das niemand pflegt.
Deshalb hat es ein Haltbarkeitsdatum. Einfügen geht mit Ctrl+V, hochladen nur mit einer festen Liste von Dateitypen, und Tabellen und Dokumente werden auf dem Server in Text umgewandelt, damit das Modell keine Datei öffnen muss. Was Sie hochladen, liegt je Person getrennt, unter einem zufälligen Dateinamen, in einem Ordner, der von außen verschlossen ist. Jedes rechtmäßige Lesen läuft über die Anmeldung und eine Eigentumsprüfung. Was nach einer Woche an keinem Gespräch mehr hängt, wird aufgeräumt.
Ein Weg, und er sagt es, wenn er ausfällt
Es gibt eine Verbindung zum Modell, und es gibt keinen Rückfall auf einen zweiten Weg.
Das ist eine bewusste Entscheidung des Auftraggebers, und ich teile sie. Ein Rückfall, der sich leise einschaltet, liefert Antworten anderer Qualität, ohne dass es jemand merkt. Sie verlassen sich dann auf etwas, von dem Sie nicht wissen, was es ist.
Fällt die Verbindung aus, sagt der Bildschirm das deutlich. Eine ehrliche Störung ist besser als eine unsichtbare Umleitung.
Die Sicherung
Je Benutzer gilt eine Grenze für die Zahl der Fragen und Uploads pro zehn Minuten.
Dafür gibt es zwei Gründe. Der erste ist Geld: Sie zahlen je Frage, und ein Skript, das über Nacht tausende Fragen stellt, ist eine Rechnung. Der zweite ist Missbrauch von innen, und deshalb gehört diese Bremse auch dann dorthin, wenn Sie allen vertrauen. Eine Sicherung ist nicht da, weil Sie Ihrem Haus misstrauen.
Wofür es da ist und wofür nicht
Es ersetzt Ihre Bildschirme nicht. Eine Liste filtern Sie schneller in der Liste.
Wofür es da ist: die Frage, die Sie sonst einer Kollegin gestellt hätten. Wie sieht es im September aus. Mach daraus einen kurzen Bericht. Schreib eine erste Fassung dieses Textes. Skizziere diese Idee, damit wir darüber reden können.
Das sind Fragen, die niemand in ein Menü packt, und für die Sie bisher einen zweiten Tab geöffnet haben.
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Bert
Häufig gestellte Fragen
- Warum nicht einfach ein öffentliches AI-Werkzeug nutzen?
- Weil Sie dafür drei Dinge aufgeben. Ihre Firmendaten verlassen Ihre Umgebung, sobald jemand sie einfügt. Das Werkzeug weiß nichts über Ihren Bestand, Ihren Kalender oder Ihre Tarife, also rät es oder fragt Sie nach den fehlenden Daten. Und es gibt kein Rechtemodell: wer das Werkzeug öffnet, kann alles hineinschreiben. Ein Chat in der eigenen Verwaltung löst alle drei Punkte auf einmal.
- Weiß so ein Chat wirklich, ob etwas verfügbar ist?
- Nicht von sich aus. Geht eine Frage um Verfügbarkeit oder Preis, rechnet der Server sie zuerst mit derselben Prüfung aus, die das Buchungsformular verwendet. Die AI bekommt nur dieses Ergebnis und darf nichts hinzufügen. Kann das System es nicht bestimmen, sagt der Chat das, statt ein plausibel klingendes Datum zu nennen.
- Was kostet das, und wie verhindert man, dass es aus dem Ruder läuft?
- Sie zahlen je Frage, die Kosten steigen also mit der Nutzung. Deshalb gibt es eine Bremse je Benutzer: eine Höchstzahl an Fragen und Uploads pro zehn Minuten. Das ist kein Misstrauen, das ist eine Sicherung. Sie stoppt sowohl ein Skript, das über Nacht tausende Fragen stellt, als auch eine Mitarbeiterin, die das System als Suchmaschine benutzt.