Ergens in je bedrijf zit iemand met twee tabbladen open. In het ene staat jouw systeem, in het andere een publieke AI-tool. Hij kopieert een stuk uit een overzicht, plakt het in de chat, stelt zijn vraag en kopieert het antwoord terug.
Dat werkt, min of meer. Er zitten alleen twee gaten in. Je bedrijfsgegevens staan nu op een plek die je niet beheert. En de AI weet niets van je systeem, dus hij werkt met het stukje dat toevallig is meegekomen.
Het idee: de chat naar binnen halen
De oplossing is niet de AI verbieden. Die strijd verlies je, en terecht, want mensen gebruiken hem omdat hij helpt.
De oplossing is de chat naar binnen halen. Bij een recent project staat hij nu in het beheer zelf, in het menu bij de berichten, achter dezelfde login en met dezelfde rechten als de rest. Wie geen toegang tot de gedeelde mailbox heeft, ziet hem niet. Wat iemand vraagt, blijft van die persoon.
Dat is de saaie helft. De interessante helft is wat er gebeurt vóór de AI iets mag zeggen.
De vraag vóór de vraag
Stel iemand typt: welke locaties in Frankrijk zijn in september nog vrij?
Een gewone AI-chat gaat daar iets van maken. Hij heeft een taalmodel en geen agenda, dus hij komt met een antwoord dat klinkt als een antwoord. Dat is gevaarlijker dan geen antwoord, want een gok is niet van een feit te onderscheiden zodra hij in een nette zin staat.
Wat er nu gebeurt: de server ziet aan de vraag dat die over beschikbaarheid gaat. Hij rekent het zelf uit, met precies dezelfde controle die het boekingsformulier gebruikt, en geeft de AI alleen die uitkomst mee. De opdracht erbij is expliciet: hier zijn de feiten, verzin er niets bij.
Daarmee splits je het werk zoals het hoort. Het systeem rekent, want dat kan het beter. De AI maakt er een leesbaar antwoord van, want dat kan hij beter.
Na de eerste testronde met de beheerder is die herkenning uitgebreid. Hij begrijpt nu ook een land, een maand en "alle locaties" in plaats van alleen een concrete naam met een concrete datum.
Bewaren werkt omgekeerd
Een detail waar ik langer over heb nagedacht dan over de chat zelf: wat er met een gesprek gebeurt.
De gewone aanpak is alles bewaren. Dat leek me verkeerd. Een chat is hardop nadenken. Driekwart is kladwerk, een half afgemaakte vraag, een verkeerd gestelde opdracht. Dat hoef je nooit meer terug te zien.
Dus bewaart hij niets, tenzij je op Bewaren drukt. Maar je moet een gesprek ook niet per ongeluk kwijtraken, dus het loopt zo: een niet bewaard gesprek blijft klaarstaan, je browser waarschuwt als je de pagina verlaat, en bij je volgende bezoek staat het er weer met de vraag of je het wil houden. Ja bewaart, nee gooit weg, verder praten kan ook.
Bijlagen zonder een tweede archief
Je wil een schermafdruk kunnen plakken en een spreadsheet kunnen meegeven. Dat is precies waar zo'n functie stilletjes ontspoort: binnen een half jaar staat er een tweede documentenarchief dat niemand beheert.
Daarom zit er een houdbaarheidsdatum op. Plakken gaat met Ctrl+V, uploaden mag alleen met een vaste lijst bestandstypen, en spreadsheets en documenten worden op de server naar tekst uitgepakt zodat het model geen bestand hoeft te openen. Wat je uploadt staat per persoon apart, met een willekeurige bestandsnaam, in een map die van buiten dicht zit. Elke rechtmatige lezing loopt langs de login en een eigendomscontrole. Wat na een week nergens meer aan vastzit, wordt opgeruimd.
Eén route, en die zegt het als hij eruit ligt
Er is één verbinding naar het model, en er is geen terugval naar een tweede route.
Dat is een bewuste keuze van de opdrachtgever, en ik ben het ermee eens. Een terugval die stilletjes inschakelt, geeft antwoorden van een andere kwaliteit zonder dat iemand het merkt. Je gaat vertrouwen op iets waarvan je niet weet wat het is.
Ligt de verbinding eruit, dan zegt het scherm dat hardop. Een eerlijke storing is beter dan een onzichtbare omleiding.
De zekering
Per gebruiker zit er een rem op het aantal vragen en uploads per tien minuten.
Daar zijn twee redenen voor. De eerste is geld: je betaalt per vraag, en een script dat in een nacht duizenden vragen stelt, is een rekening. De tweede is misbruik van binnenuit, en dat is de reden waarom die rem er ook hoort te zijn als je iedereen vertrouwt. Een zekering is er niet omdat je je huis niet vertrouwt.
Waar het wel en niet voor is
Het is geen vervanging van je schermen. Een lijst filteren doe je sneller in de lijst.
Waar het wél voor is: de vraag die je anders aan een collega had gesteld. Hoe staat het ervoor in september. Maak hier een kort verslag van. Schrijf een eerste versie van deze tekst. Zet dit idee even om in een schets zodat we erover kunnen praten.
Dat zijn vragen die niemand in een menu stopt, en waarvoor je tot nu toe een tweede tabblad opende.
Lees ook
Plakken jouw medewerkers bedrijfsgegevens in een publieke AI-tool? Plan een
. Vaak is een chat binnen je eigen omgeving minder werk dan je denkt.
Bert